根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《广州华商学院档案管理办法》等规定，为全面、准确、系统地保存本年度各类档案，确保档案资源的完整性、安全性与可用性，现将收集年度档案材料相关事宜通知如下：
一、充分认识档案的重要性，强化归档意识
档案是学校办学治校历程的真实缩影，具有不可替代的凭证价值、参考价值与历史价值。完整规范的档案，能够清晰还原教学科研、人才培养、管理服务的工作流程与决策过程，为学科、教学、科研提供宝贵借鉴；在应对各类评估、信息核查、纠纷调解等工作时，档案是核心的法律依据与凭证；同时，档案也是学校积累办学经验、传承校园文化、展现发展历程的重要载体。各单位务必重视归档工作，摒弃“重业务轻档案”的思想，将档案收集与管理纳入日常工作重要环节，确保各项工作有迹可循、有据可查，切实提升归档的主动性与规范性。
二、明确归档范围，确保材料完整
（一）各单位在2025年1月1日至12月31日的各项工作活动中直接形成的，能反映本单位主要工作，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料。具体范围参见《档案归档范围和保管期限表》（附件1）及本单位的归档清单。
（二）各单位在2025年以前形成的“应归未归”的档案材料。
三、归档重点
请各单位参照归档范围和保管期限表并紧密结合自身职能与工作实际进行收集汇总。重点加强以下档案的收集工作。
（一）部门核心档案：指各部门在从事其核心职能活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的原始记录。部门核心档案应确保完整性和规范性，避免重要档案的缺失。
（二）学校重大活动或重大事件档案：指学校在重大活动举办或重大事件应对过程中形成的具有保存价值的文字、电子、声像和实物等各种形式的历史记录。
（三）大事记及其支撑性档案材料：指各单位大事记及在撰写大事记等文稿时的原始依据性材料，包括各类重要的总结、报告、统计、报表、证书等。由各单位领导审核签章后归档。
（四）新建、撤销或合并单位的档案：新建、撤销或合并的单位应尽快落实档案工作主管领导及兼职档案员并报档案室，以便沟通调整归档范围。撤销或合并的单位，应将撤销或合并前各自形成的档案及时归档。
（五）电子、声像、实物档案：文书档案归档实行电子和纸质双套制，电子档案包括与移交的纸质档案相对应的PDF文档、PPT演示文稿、重要数据、报表等材料的电子版；声像档案执行单套制，包括重大活动的录音、录像、照片及说明文字等；实物档案包括奖状类、印章类、字画类、赠品类及其他类。
四、归档要求
（一）为保障学校档案资源的完整系统，请各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位归档工作的领导，兼职档案员要履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交，保证归档材料完整齐全，并按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
（二）归档材料原则上应提供原件，凡不符合归档要求的文件材料，须按要求整理后方可移交。移交文件材料要求字迹清楚、用纸规范。
（三）学校盖章印发的红头文件，由学校办公室统一收集归档；其他单位盖章印发的重要文件由各单位收集归档。
（四）凡形成的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。涉及机构调整、撤并的，由合并后的机构按职能分工的延续情况统一归档。
（五）为减轻各单位兼职档案员工作量，目前仍不执行部门预立卷，统一由档案室集中分类整理归档，并做好标注页码、编档号、盖档号章、录制条目、扫描及装盒入库等一系列归档工作。
五、归档时间
请各单位于2026年5月前完成归档材料的整理（其中毕业生档案11月前完成归档），并填写好《档案材料移交目录》（附件2）并携带归档材料（纸质版与电子版）到档案室（会展中心二楼）办理移交手续。在归档过程中如有疑问，可随时联系档案室工作人员（魏老师15902074461，郑老师13422229772，QQ群：1015772254）。
特此通知。
广州华商学院办公室
2026年1月20日
