为进一步提高学校公文处理工作的制度化、规范化、科学化水平，根据《中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）及教育部有关文件精神，结合我校实际情况，制定本办法。

一、总则

（一）学校公文是学校在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

（二）学校办公室是学校公文处理的管理机构，具体负责学校的公文处理并指导全校各部门的公文处理工作。校内其他单位如需发布全校性公文，须提请学校办公室审核，之后报请校长批准，以学校或学校办公室名义发布。

（三）各单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本部门公文处理工作的领导和督查，指定专人负责本部门的公文处理。

（四）本办法适用公文包括纸质公文与电子公文。电子公文指通过华商教育集团办事大厅（OA）、依照合法程序进行报批及发布的公文（涉密文件处理按照国家和学校保密相关规定执行，不能通过OA系统发布和传送）。

二、常用公文种类

（一）决议。适用于学校重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对学校重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。

（三）通知。适用于批准下级部门的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布学校制定的规章制度，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（四）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告。适用于向上级单位或董事会汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

（六）请示。适用于向上级单位或董事会请求批示、批准。

（七）批复。适用于答复下级部门的请示事项。

（八）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十一）根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学校公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定：

1.上行文：向上级单位的行文，一般用请示、报告等文种。

2.下行文：对下级单位的行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。

3.平行文：同级或者不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见等文种。

三、公文格式

学校公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、学校标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发单位和印发日期等部分组成。公文的具体要求如下:

（一）学校标识。学校标识均用套红印刷。学校标识由发文机关和文件二字构成，如“广州华商学院文件”、“广州华商学院办公室文件”。

（二）发文字号。

1.公文发文字号由发文机关代字、发文年号和发文序号三部分组成。联合行文时，使用主办部门的发文字号。发文时，发文机关代字一律为“华商＋发文代字”：如华商校或华商校办。

2.学校各职能部门和二级学院在职权范围内，或经学校领导同意，有（业务性）发文需求的，可使用部门文号在校内发布一般性的工作通知，安排日常工作，向学校报告或请示有关事项，向校内其他部门商洽工作等，但不得向学校其他直属部门和单位发布指令性公文。为提高发文代字指代的准确性，对部分发文机关代字进行修改，修改后各单位发文机关代字见下表。各二级学院如有发文需求，参考创新创业学院文号“华商创业”，根据本学院名称简写拟定发文字号。

表3-1 广州华商学院行文机构及发文机关代字一览表

3.为规范各职能部门、二级学院发文，明确各类文号适用范围，根据各单位工作职责，汇总形成发文机关代字适用范围一览表。

表3-2 广州华商学院发文机关代字适用范围一览表

二级学院发文是学院在其管理权限内，为执行学校决定、开展内部工作和组织师生活动而制发的业务性、执行性公文，内容包括：教学运行与学术活动安排、学生管理与教育工作、学院教师管理、院内各项工作协调等。

（三）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（四）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（五）签发人。上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（七）主送单位。主送单位指公文的主要受理部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）正文。公文主体，叙述公文主要内容，要求情况确凿，言简意赅。

（九）附件说明。公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序号和名称。

（十）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次编排。

（十一）成文日期。署会议通过日期或发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

（十二）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章。联合行文时，应在对应发文单位署名上用章。会议纪要可不加盖印章。

（十三）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项，应当加括号标注。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文，以及需要接受咨询、回复的下行文应将联系人、联系方式作为附注。

（十四）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前与公文正文一起装订。附件的顺序号及其标题应当与附件说明的表述一致。

（十五）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十六）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十七）页码。公文页数顺序号。

学校各类公文格式均按照《党政单位公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T 9704—2012）执行。

公文用纸幅面一般采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

四、行文规则

（一）行文应当确有必要，注重效用。

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。特殊情况必须越级上报时，应当抄送被越过的单位。

（三）除学校办公室外，各部门一般不得对外、对全校正式行文。

（四）向下级部门的重要行文，应当同时抄送学校领导和董事会，必要时抄送上级行政主管部门。

（五）上级单位或其他有关单位对我校的行文，一般由学校办公室统一处理；需转发的经校领导批准后，由学校办公室以学校名义转发。

（六）由职能部门草拟的以学校名义上报或下发的公文，必须经学校办公室核稿后报校领导审批、签发。

（七）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关，应当用抄送形式。

（八）“报告”中不得夹带请示事项。

（九）“请示”、“报告”及其它报送学校、董事会领导审阅的公文，须加盖本部门公章或由部门负责人签字，送学校办公室转呈，除特殊情况外不得直接向领导报送。

五、发文办理

学校发文，是指以广州华商学院名义和广州华商学院办公室名义对内对外上报、下发和抄送的公文。发文办理包括草拟、审核、签发、编号、复核、打印、校对、用印、登记、分发等程序。

（一）草拟。学校综合性文件的草拟由学校办公室负责或相关工作牵头单位负责，其它专项业务文件由有关业务部门负责。草拟公文应注意：

1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图。

2.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

3.文种正确，格式规范。

4.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

5.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

6.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

7.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

8.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数码。

9.公文字体和字号

（1）发文字号：仿宋GB_2312字三号，其中数字用 Times New Roman 三号。

（2）公文标题：方正小标宋简体字二号。

（3）公文正文（含附件说明、发文机关署名、成文日期、附注）：除一、二、三级标题外，汉字使用仿宋_GB2312字三号，数字用 Times New Roman 三号。

（4）公文一级标题：黑体字三号。

（5）公文二级标题：楷体字三号。

（6）公文三级标题：仿宋_GB2312字三号。

（7）公文页码：宋体字四号，左右各加一条“一字线”，奇数页在右侧左空一字，偶数页在左侧左空一字。

（二）审核。文稿拟就后，应由业务部门负责人进行初核并签署意见后送学校办公室审核。送审稿必须完整，附件必须与主件一同送审。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定。对于不符合有关要求的送审文稿，学校办公室不予办理；对于需作较大修改的送审文稿，退回起草部门重新修改后再送审核。如文稿已用电脑打印的，应同时将电子版本送交学校办公室。

凡属下列情况之一的，不以学校名义行文：

（1）无实质性内容的；

（2）属职能部门职责范围内的事务，职能部门行文可以解决的；

（3）学校非常设机构组成人员（校领导除外）的调整；

（4）各有关职能部门未协商或者虽经协商但意见不一致的；

（5）其它不应当行文的。

（三）签发。学校办公室审核并签署意见后，将文稿呈校领导审定、签发。凡以学校名义制发的上行文，由校长签发；以学校名义制发的下行文或平行文，由校长或分管校领导签发。

（四）编号。文稿在校领导签发后由学校办公室编排发文号。

（五）打印。打印公文要严格执行保密规定。凡学校发文，应由学校办公室打印。

（六）校对。打印稿由拟稿人负责。校对并在发文呈批件上由部门负责人签字。

（七）复核。公文正式印制前，学校办公室应当进行复核，重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

（八）用印。文件印刷完毕，经学校办公室再次核对无误后，加盖公章。

（九）登记、分发。公文装订完毕后，由学校办公室在OA系统按该文受文范围分发。

六、收文办理

学校收文主要是指上级机关来文、平行单位来文和校内基层部门来文。办理收文的主要程序包括:签收、登记、批办、分送、承办、催办、答复等。

（一）签收。校外来文和校内来文由学校办公室工作人员签收。

（二）登记。收文统一由学校办公室工作人员拆封、登记。

（三）批办。收文送学校办公室负责人提出批办意见送校领导或者有关部门阅办。批办的主要原则:

1.重要文件，批呈董事长、校长阅示；

2.业务文件，按职责分工，批呈分管校领导阅示（其中属重要工作、重要情况，要同时呈送主持全面工作的校领导阅知）；

3.具体事务性文件，批转有关业务部门阅办。

（四）分送。学校办公室工作人员按批办意见分别送达校领导或有关部门；校领导阅示后的文件，工作人员依批示将复印件交承办单位，各级领导人和各部门不得随意横传公文。需要两个及以上单位办理的，学校领导应当指明牵头单位。

（五）承办。对已批的公文，承办单位要按文件要求和校领导批示，在规定时限内办理完毕。对不属于本部门职权范围或者不适宜本部门办理的公文，应当迅速退回学校办公室，并说明情况。

（六）催办。对各类文件特别是紧急重要文件的办理情况，由学校办公室干事负责催促办理。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

七、公文归档

（一）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

（二）公文立卷归档由各业务部门负责公文处理的工作人员负责；学校收文、发文的立卷归档由学校办公室工作人员负责立卷，移交综合档案室。

（三）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映学校主要工作情况，便于保管和利用。

（四）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

（五）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

八、公文管理

（一）学校公文由学校办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁，学校办公室应当建立健全学校公文处理的有关制度。

（二）各部门须指定专人负责本部门的公文管理，并建立健全本部门的收发登记、编号以及整理归档制度。

（三）上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经批准翻印。

（四）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印发文单位证明章。

（五）公文被撤销，视为自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

（六）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主管负责人批准，可以销毁，不得按废品出卖。其中销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

（七）单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

（八）所有正式印发文件的电子版需通过OA系统上传至“新闻管理”平台。

九、本办法由学校办公室负责解释。

十、本办法自印发之日起施行。原《广州华商学院公文处理办法（修订）》（华商院〔2023〕23号）同时废止。