第一章 总 则
第一条 为规范学生档案管理，有效保护和利用档案，充分发挥档案在学生教育管理与服务中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本规定。
第二条 广州华商学院学生档案实行学校集中统一管理。学生处牵头负责，统筹规划与组织实施；学生就业处、招生办公室等职能部门及各二级学院协同管理，并明确专人负责，共同做好学生档案管理工作。
第三条 学生档案是记录学生综合素质与成长经历的重要载体，是开展教育管理服务工作的重要依据。辅导员应发挥档案育人功能，将学生档案工作融入到日常的学生教育管理工作中，促进学生全面发展。
第四条 学生档案属于机密材料。各单位及相关人员须严格遵守保密纪律，规范档案信息使用，确保档案安全。对违反档案管理规定、工作失职所造成学生档案损毁、丢失、泄密等后果的，将严肃追究相关单位及人员责任，责令采取补救措施，并依法依规处理。
第五条 本规定适用于在广州华商学院接受普通高等学历教育的全日制学生。
第二章 学生档案管理的职责
第六条 学生处负责学生档案的统筹管理与组织实施，履行下列职责：
（一）建立健全学生档案管理规章制度，负责学生档案室的建设与管理；
（二）对全校学生档案工作进行业务指导、监督与培训；
（三）督促指导有关部门和二级学院做好学生档案材料的收集、整理与移交；
（四）负责学生档案的接收、鉴别、归档与保管；
（五）落实档案安全保密措施，确保档案实体与信息安全；
（六）开展档案利用服务，办理档案查（借）阅手续；
（七）办理其他相关事项。
第七条 二级学院负责本学院学生档案工作的组织管理与监督实施，履行下列职责：
（一）建立健全本学院学生档案管理工作机制，明确分管领导和具体责任人；
（二）贯彻执行学校档案管理规定，制定本学院实施细则；
（三）对本学院学生档案材料的收集、整理、移交等工作进行监督、检查与业务指导；
（四）统筹协调本学院学生档案的归档与转递工作；
（五）协助处理档案管理中的其他相关问题。
第八条 辅导员具体负责学生档案的日常管理工作，履行下列职责：
（一）负责学生档案材料的收集、甄别、整理、建档及移交；
（二）指导学生如实填写档案材料，确保材料内容真实、规范、完整；
（三）发挥学生档案的协同育人功能，在新生入学后及时查阅档案，以全面掌握学生基本情况与成长经历，深入研判学生思想动态，精准开展学生教育引导和帮扶工作；
（四）协助相关单位办理学生档案的查（调）阅工作；
（五）严格遵守保密规定，做好档案的安全保管。
第九条 招生办公室和学生就业处在学生档案管理工作中的职责是：
（一）招生办公室在录取结束或新生入学后1个月内向学生处和各二级学院提供新生录取名册，促进档案接收工作程序化、规范化；
（二）学生就业处在学生毕业后1个月内，向各二级学院提供学生档案转递单位、地址等信息，协助开展档案传递工作。
第三章 学生档案归档材料范围
第十条 学生档案归档材料包括：
（一）学生档案材料目录。每人一份，须归入学生档案袋，并依据附件4格式规范填写档案文件信息；
（二）中学时期的材料：团组织材料、奖惩材料、中学毕业生登记表、政审表、体检表等材料；
（三）专科时期的材料：学生登记表、党团组织材料、学籍档案、体检表、历年成绩总表、毕业生登记表等材料；
（四）大学时期的材料：学生登记表、党团组织材料、学籍档案、体检表、历年成绩总表、毕业生登记表等材料；
（五）大学期间的奖惩材料：奖励材料主要是历年受到二级学院及以上的表彰奖励；处分材料是指警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等材料；
（六）因转专业、休学、退学、复学、转学、入伍、出境或死亡等原因引起的学籍变动材料；因更改姓名、民族、出生日期、国籍等个人信息证明等材料；
（七）学生入伍时期产生的材料：入伍材料、退伍材料、保留学籍申请表、入伍期间的奖惩材料、申请复学相关文件、其他政策性文件等。
（八）其他经学校有关部门和二级学院审定应当归档的材料。
第四章 新生档案的接收和整理
第十一条 新生档案的接收
（一）邮寄接收。专升本新生的档案，由其原就读学校或档案管理部门通过机要通信或邮政特快专递（EMS）邮寄至学生处。学生处负责统一接收、登记与临时保管。
（二）个人移交。普通高考录取新生及入学前档案由个人保管的专升本新生，须在入学报到时，将本人档案材料移交至所在二级学院辅导员。
第十二条 新生档案的整理
新生入学注册后，各二级学院须在3个月内完成以下工作：
（一）对本院新生档案进行整理，包括：及时更换新档案袋、整理新生相关材料（如学生登记表、体检表等）并装入档案袋内（流程见附件1）。
（二）对档案材料缺失的学生，辅导员应及时联系催要，并要求学生本人提交书面情况说明（见附件6），经辅导员、学院学工负责人签字并加盖公章后，随同其他档案一并移交学生处。
（三）严禁任何单位或个人以任何理由截留、拆阅、涂改、伪造、遗失或转移学生档案。
第五章 新生档案的移交和建档
第十三条 档案移交与建档流程
符合归档要求的新生档案，在新生入学注册后三个月内集中移交至学生处学生档案科，办理正式归档入库手续，具体流程如下：
（一）移交准备。各二级学院须按照学生档案科指定的时间，由辅导员负责统一办理档案移交手续。
（二）材料准备。移交时，须一并提交以下材料一式两份（加盖公章）及电子版：《学生档案移交清单》（见附件2）、《学生档案材料明细表》（见附件3）、《学生档案材料目录》（见附件4）。
（三）现场验收。学生档案科对移交档案进行现场验收。验收内容包括：依据移交清单核对档案数量，对照档案目录逐项核查材料完整性。
（四）签字确认。验收合格后，双方经办人在《学生档案归档登记表》（见附件5）上签字确认，完成交接。
（五）办理入库。学生档案科须在确认无误后，及时办理入库手续，完成归档。
第十四条 归档材料基本要求
所有归档材料须真实、完整、规范。材料内容须由本人如实填写，相关单位（部门）须按规定履行签字、盖章手续。对不符合上述要求的归档材料，移交单位（部门）限期整改后重新移交。
第六章 学生档案的查阅
第十五条 有关部门或人员借阅学生档案应根据不同作用和范围开展（具体流程图见附件7）。
第十六条 查阅学生档案时，查阅人应持有《学生档案查阅登记表》（见附件8），经学生处负责人批准后填写《学生档案查阅、借阅登记表》（见附件10），在辅导员和学生档案科经办人员现场监管下查看、借阅、复印等，学生档案不得带出档案室。档案袋开封后，管理人员需重新贴封条并注明日期再归档。
第十七条 学生档案一般不能外借，确需借出时须填写《学生档案借阅审批表》（见附件9），经借阅人、被借阅人、学生档案科经办人员和学生处负责人批准后，填写《学生档案查阅、借阅登记表》（见附件10），由辅导员借出并限期归还。需延长使用时间的，应提交续借说明（见附件11）。档案归还时，辅导员需按照《学生档案材料目录》（见附件4）清点材料，无误后由档案科经办人员重新贴封条并注明日期再归档。
第十八条 因出国、报考等需要开具相关证明的，须由辅导员前往档案室查阅档案，再由学院出具证明。
第十九条 对借阅、借用的学生档案，必须遵守保密制度和阅档规定，未经批准不得涂改、圈划、抽调、翻印、转借、公开引用、增删、错装、漏装档案材料。违者将追究责任。
第二十条 档案室安装监控，请利用者规范自身行为，禁止未经允许使用手机等设备对档案内部文件拍照或摄像，违者将停止查阅权限。
第七章 学生档案的整理和转递
第二十一条 学生毕业后1个月内，由学生就业处向各二级学院提供学生档案转递单位、地址等信息，辅导员联系学生确认档案寄出地址并向学生就业处反馈；学生就业处根据辅导员确认的档案接收地址填写打印《学生档案材料转递单》（见附件15）并交给二级学院，二级学院向学生档案科预约整理档案时间，辅导员根据预约的时间到学生档案室对毕业生档案进行整理，将学生在校期间形成的党籍材料、团籍材料、毕业生登记表、学生档案材料转递单等放入档案袋，更新《学生档案材料目录》（见附件4），将档案按要求密封；学生就业处统筹协调各二级学院将档案快递至生源地或签约单位，并将邮寄信息同步至广东大学生就业创业平台供学生查询（具体流程图见附件12）。
第二十二条 学生转学、退学后，辅导员向学生就业处提供退学等红头文件及确认后的档案接收地址，由学生就业处填写并打印《学生档案材料转递单》（见附件15）交给二级学院。辅导员需及时联系学生档案科，填写《学生档案提取登记表》（见附件16），学生档案科将档案传递给二级学院，辅导员整理好学生在校期间材料，更新《学生档案材料目录》（见附件4），放入转递单，密封档案并移交学生就业处，学生就业处将档案移交给相关单位，并将相关记录同步到广东大学生就业创业平台供学生查询（具体流程图见附件12）。
第八章 其它档案管理
第二十三条 肇庆校区学生转至广州校区后，档案应在学生入学后1个月内归档完成。肇庆校区二级学院需及时清点档案，经学工办负责老师签字确认后送至广州校区，广州校区二级学院签收并二次清点无误后联系学生档案科办理归档手续（具体流程图见附件1）。
第二十四条 学生转专业的档案管理分类情况（具体流程图见附件13）：
（一）档案已归档：在学生转专业通知发文后一个月内，原辅导员和新辅导员须一起到档案室交接，原辅导员提取档案，双方确认封条和登记情况无误后交接给新辅导员，并在原《学生档案归档登记表》（见附件5）上注明转入的新学院、专业、班级和日期。新辅导员需将档案归档进新班级档案柜；
（二）档案未归档：在学生转专业通知发文后一个月内，原辅导员和新辅导员办理完交接手续后，新辅导员带着班级档案前来档案室清点归档，流程与基本归档一致（见附件1）。
第二十五条 辅导员岗位变动时，原辅导员和新辅导员须一起到学生档案室交接，并在学生档案科进行登记。原辅导员协助说明班级或学生档案情况（如是否缺材料、是否有未归档档案等），新辅导员需熟悉档案归档位置并重新清点份数，整理登记《学生档案归档登记表》（见附件5），更新辅导员名字（具体流程图见附件13）。
第二十六条 学生入伍/休学期间，辅导员需及时提供学生班级、学号、入伍/休学时长等信息，档案管理人员需将该学生档案单独提出放入专属档案柜，并制作档案清单，双方经办人签字确认。学生复学后，辅导员需及时调取档案归入新班级，并在班级清单中更新和备注（具体流程图见附件14）。
第二十七条 学生因退学、开除学籍或其他原因离开学校，未办理转档手续或档案无法投递、被退回等遗留学校的，学生档案科应按遗留原因和毕业年份整理入库，并在档案上注明原因。学生因个人原因造成档案遗留的，应在毕业当年年底前落实去向，辅导员需持续跟进（具体流程图见附件14）。
第九章 附 则
第二十八条 本规定自公布之日起施行，原《广州华商学院学生档案管理规定》（华商院〔2021〕108号）废止。
第二十九条 本规定由学生处负责解释。
