第一章 总则
第一条 为 了维护学校的合法权益，规范我校各类印章的管理和使用，根据国家印章管理的有关规定，结合我校实际情况，制定本管理规定。
第二条 本规定所指的印章包括学校公章（含钢印、证明专用章等）、党委印章、二级单位印章、学校领导签名章和学校各类专用印章（如财务专用章、合同专用章）等。
第二章 印章的刻制和保管
第三条 学校各级行政部门的印章必须根据学校发布的机构设置文件，由学校办公室负责报批、刻制和颁发；学校党群系统的印章，必须根据学校党委发布的机构设置文件，由党委办公室负责报批、刻制和颁发；学校领导签名章由领导本人书写字模，学校办公室（党委办公室）负责刻制和保管。
印章刻制完毕，须在学校办公室（党委办公室）备案后方可启用。因磨损、变形等原因需更换新印章的，必须提交书面报告，经校长办公会议批准后方可刻制。任何部门不得擅自刻制印章，对违反规定刻制印章的部门，要追究部门负责人的责任。
第四条 印章必须由专人保管，用印必须经过严格审批。学校公章用印，属于行政管理权限的，一般根据行文内容涉及的事项由分管校领导审批；凡属上报的文件材料、涉及学校重大经费开支、师生奖惩、国际交流等重要工作事项的用章需由校长审批；属于董事会权限的，即涉及学校行政管理权限范围以外的相关事项，由董事长或由董事长书面授权的有关负责人审批；学校党委印章用印由党委书记审批；学校领导签名章用印由领导本人审批；二级单位印章用印由部门负责人审批。使用印章要认真负责，坚持原则，并按规定手续用章。
第三章 印章的管理和使用
第五条 任何人不得擅自将印章带离办公室。如确因工作需要，需提交书面申请并经校领导批准后方可带出，并且需要填写用印登记表，注明责任人、外带时间，并按期归还。印章如有遗失，应及时向学校办公室及保卫部门报告，并查明原因和责任。
第六条 使用印章必须手续齐备并实行登记制度，用印留存的材料应定期整理、立卷归档。
第七条 各二级单位印章，除业务工作联系外，一般不得对外。严禁使用部门印章代表学校对外签订合同及其他契约类文书。对擅自使用而产生不良后果的，要追究当事人及部门主要负责人的责任。
第八条 凡是以学校名义发出或上报的公文，须加盖学校公章的，要填写发文稿纸，经部门负责人审核签字，校领导审批后方可用印。
第九条 凡是以学校名义发出的新生录取通知书、工作证、毕业（结业、进修）证、学历证明书、就业协议书等，均须由相关部门造册，填写用印审批单，经部门负责人审核签字、校领导审批后方可用印，并将名册留存备查或归档。需个别办理时，须有部门的证明。
第十条 凡是以学校名义出具公函、证明信，以及需要在《民办学校办学许可证》和《民办非企业单位登记证书》复印件、各类学位证书、荣誉证书复印件上加盖学校公章的，由所在部门提出书面用章申请，填写用章审批单，由部门负责人审核签字，经校领导批准后方可用章。
第十一条 凡是以学校名义对外签订经济合同、协议、各类用工合同以及开立银行帐户，更换、办理证照和业务往来的重要文书等，由主管部门提供相关批准文件，填写用章审批单，由部门负责人审核签字，经校领导批准后用印。盖章后文件、协议、合同或证明材料等由部门归档保存，以备考查。
第十二条 需开具学校证明、介绍信外出联系工作的教职员工，须凭所在部门的证明，填写用章审批单，由部门负责人审核签字，经校领导审批后方可开具校级证明、介绍信等。空白介绍信一律不予开具。
第十三条 因领取各类邮品、验车和出具个人证明等对外事由需加盖学校公章，先由所在部门出具证明文件，填写用章审批单，由负责人审核签字，经校领导批准后方可用章，并由当事人亲自办理，不得委托他人代办。
第十四条 学生如需开具校级证明或介绍信，经所在二级学院签署意见后，由二级学院办公室人员填写用章审批单，经二级学院负责人审核签字，报校领导批准后方可用印。
学生个人直接到学校办公室开具介绍信或加盖学校公章，一律不予办理。
第十五条 各部门需以学校名义向校外有关部门报送各类报表时，必须由专人填写用章审批单，由部门负责人审核签字后，送学校办公室复核，经校领导批准后方可用印。
第十六条 办理各种报建手续，办理证照、法人变更手续等须盖学校公章的，由部门负责人签字审核，经校领导批准后方可用印。
第十七条 各部门印章的使用，应手续齐备，逐次登记，以备查考。
第十八条 如遇特殊情况，印章审批程序由校长办公会决定。
第十九条 监印人对未批准的文件、证明等，不得擅自用印，违者将追究行政责任直至法律责任。
第四章 印章的停用、销毁
第二十条 二级单位印章在部门名称变更、机构撤消和式样变更时应立即停用。停用的印章不得在原单位长期留存，要及时送交学校办公室。学校办公室要发文通知有关单位，并在通知中说明停用原因，标明停用印章的印模和停用时间。
第二十一条 旧印章停用后， 已失去原有的行政效力，不能作为现行机关、单位职权活动的凭证。
第二十二条 因单位名称变更，或改变隶属关系，使旧印章停用，而新印章又未刻制出来时，若因工作急需使用印章，可由相关部门（单位）代章，代章的使用手续与正式印章相同。代章要在落款后面注明“代”字。代章必须是同级或是上级代下级，没有任何关系的单位不能代章。
第二十三条 学校办公室收回印章后要进行登记销账。校级废旧印章或其他重要印章由学校办公室封存；对于一般单位或临时性机构，保存价值不大的印章应集中起来，定期销毁；属领导个人的签名章，应退还给领导本人。
第二十四条 销毁废旧印章，必须经校领导批准，销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模进行保存，以备日后查考之用。
第五章 附则
第二十五条 本规定由学校办公室负责解释。
第二十六条 本规定自印发之日起施行。原（华商院〔2017〕18 号文件印发的《广州华商学院印章管理使用规定》 自行废止。
