第一章 总则
第一条 目的
为了规范学校采购工作，建立规范有序的采购运行机制，提高学校采购效率和资金使用效益，为二级单位及全体师生员工提供更好的服务，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 适用范围
（一）本办法所称采购项目是指《广州华商学院采购管理制度》（华商财〔2023〕 11 号）文件中规定的不需要签订书面合同的零星采购项目，主要包括：涉及办公用品、教学用品、文体活动用品、维修服务采购、其他一般性/重复性物品等范围的零星采购项目。
（二）学校涉及需签订书面合同的采购项目（如基建项目、大宗物资采购、实验室设备采购、教学/办公软件与设备、宿舍配套设施采购、一次性较大金额的采购等），按照《广州华商学院采购管理制度》（华商财〔2023〕11 号）的相关规定，由集团采购中心遵照原采购管理流程执行。
第三条 此办法涉及的采购项目须严格按照采购预算执行。
第二章 组织机构及职责
第四条 学校设立采购工作小组，负责统筹本办法规定范围内的采购工作，组长由分管采购工作的校领导担任，成员由学校办公室、财务处、纪委（党委办公室）、实验教学与网络技术管理中心、审计部门等部门主要负责人组成。其主要职责为：
（一）拟定学校采购工作的规章制度；
（二）拟定学校采购工作的重大事项；
（三）拟定学校校级采购的范围与限额标准；
（四）拟定学校采购活动中其他需要决定的事项；
（五）完成学校交办的其他采购相关工作。
同时设立采购管理办公室，挂靠在学校办公室，是学校采购工作小组的日常办事机构。
主任：由分管采购的校领导兼任。
成员：采购管理办公室设专职采购人员 1 名，集团采购中心派遣 1 名采购专员驻校合署办公。
采购管理办公室主要职责为：
（一）执行学校经过层级审批的采购工作。
（二）负责对接学校采购需求部门及供应商。
（三）与集团仓储部门密切配合，做好物资的调度工作，防止出现物资浪费等现象。
（四）负责采购报销工作。
第三章 采购程序
第五条 供应商的来源及要求
（一）来源
学校应优先从集团采购中心供应商资源库里选择供应商。若无定点合作单位，可直接从商场/商店/电商平台（如：淘宝、天猫、京东）等采购，尽量选择网购，整体遵循采购的便利性、快捷性、节约性、灵活性。
（二）供应商的基本要求
1.在工商管理部门注册的合法经营者；
2.对有资质要求的供应商，应具有相应资质等级；
3.具有质量保证、控制重大环境因素、职业健康安全风险能力的证明；
4.具有提供符合招标/采购文件中列明的产品或服务要求的能力（技术）；
5.具有良好的信誉，有过去类似产品和服务提供能力的业绩证明。
上述要求中，第 1 项和 4 项必须满足，其他项目应根据采购的实际需求选择。
第六条 采购流程
（一）学校采购流程遵循“ 申购审批－价格审批－报销审批”一个流程三个步骤原则。
需求部门发起申购－－部门/单位负责人审核－－分管校领导批准－－分管采购的校领导批准－－采购专员分单、收集价格信息－－分管采购的校领导批准－－采购专员提交报销单据－－财务部审核－－分管采购的校领导批准。
（二）付款：采购专员按订货单约定条款发起纸质或 OA 付款审批流程，流程审批完毕后，交财务处办理结算支付手续。
第七条 收货验收
（一）采购专员根据需要组织财务部资产科、需求部门、归口/技术部门验收，必要时邀请其他相关部门参加验收。
（二）对于验收不合格物资，采购专员应及时办理退货/补货事宜。
第四章 附则
第八条 本办法自发文之日起试行。
第九条 本办法由学校办公室（采购管理办公室）负责解释。
