（一）目的
为进一步规范外来文件的接收、登记、分办、传阅、催办、归档等处理流程，确保外来文件得到及时、准确、有效的处理，提高工作效率，保障信息的安全性和可追溯性，特制定本流程。
（二）适用范围
本流程适用于接收和处理来自外部单位（如政府部门、教育协会、其他院校等）的所有正式文件、通知、信函、电子邮件等外来文件，包括纸质文件、电子文件及其他形式的文件。
（三）流程说明
1.学校办公室收文负责人收文并上传OA；
2.校办主任或党办主任审批（中共广东省委教育工作委员会的来文给党办主任，其余给校办主任）；
3.校领导审批，直接给相关部门对接人与负责人（删除回到学校办公室收文负责人的流程）；
4.相关部门负责阅签；
5.报送回执提醒：需要提交回执的外来文，OA上在截止报送时间前两天提醒相关部门对接人与负责人；
6.督办：相关部门报送回执后两天内由对接人或负责人在OA上填写报送情况；
7.催办：报送回执截止时间后两天内若未填写报送情况，OA上催促对接人或负责人填写；
8.补办：若相关部门在报送截止时间3天后再报送，需报送后在OA上填写补办情况及原因；
9.部门阅签并报送完成后，学校办公室收文负责人结束流程。
10.整理归档 校办文件管理员将文件整理归档。
