广州华商学院档案管理办法

第一章 总则

第一条 为 了加强我校的档案工作，提高档案的管理水平，充分发挥档案的作用，提高档案信息化建设水平，为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、教育部《高等学校档案管理办法》（27 号令）《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合我校实际制定本办法。

第二条 学校档案是指本校师生员工在从事教学、科研、党政管理及其他各项活动中形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，学校档案具有反映和维护学校历史真实面貌的重要作用，学校把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第二章 领导体制和机构设置

第四条 我校档案工作受广东省教育厅及广东省档案局领导，同时接受以上单位的指导、监督和检查。

第五条 学校由一位校领导分管档案工作。适时设立学校档案工作管理委员会指导全校档案工作。

第六条 学校综合档案室既是学校档案工作的职能部门，又是保存和提供利用本学校档案的科学管理机构，具有行政和业务双重职能。

第七条 各单位、肇庆校区由一位负责人分管本单位的档案工作，并设一名以上兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。

第三章 档案队伍建设

第八条 学校档案工作人员应列入学校编制，根据学校规模、实体档案数量及工作量确定档案工作人员编制数，并保持人员的相对稳定。

第九条 学校档案工作人员必须遵纪守法，保守党和国家的机密，热爱档案事业，忠于职守，刻苦钻研业务，具备档案业务知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能，并取得档案岗位资格证书。

第十条 学校档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇按有关规定执行。

第四章 经费、库房和设备

第十一条 学校档案工作所需经费，应列入学校预算，单列专款或统筹安排。各部门应在其经费中有计划地划拨一定数额作为购置档案装具、设备费用，用于保管待归档文件材料以及保存于本部门的文件档案资料。

第十二条 学校遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，根据学校发展规模和室藏档案的增加数量，为综合档案室提供符合档案管理要求并能适应现代化管理需要的档案工作用房。

第十三条 为落实档案保护措施、逐步实现档案管理现代化，学校要有计划地为综合档案室配置必要的设备。

第五章 文件材料的收集、整理和归档验收

第十四条 学校不断完善归档制度，建立健全档案材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档制度。各基层单位要制订和落实相应的档案工作规定，把档案工作纳入本单位有关管理制度中，纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，纳入工作人员岗位责任制的考核中。做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第十五条 本校各部门的工作与档案工作实行“ 四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作的同时，要布置、检查、验收、总结档案工作。

第十六条 本校实行文件材料形成部门、课题组归档制度，各处室、系部、直属单位均是部门归档单位，其下属机构的档案材料交由上述各单位统一归档，由责任人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理，填写移交目录，交本部门档案工作人员检查，合格后按规定时间向综合档案室移交。

第十七条 本校档案归档执行纸质-电子双轨制，归档范围按我校根据教育部的有关规定制订的《广州华商学院档案归档范围及保管期限表》办理。

第十八条 归档的纸质文件材料应质地优良、书绘工整、印章清晰，电子文件或声像材料符合有关规范和标准的要求，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。

第十九条 归档时间与档案的移交

学校党政部门和能按年度归档的部门的材料，应在次年 6 月前归档；

各教学部门需按教学年度归档的材料，应在次学年度的 11 月前归档；

科研项目、基建工程的档案材料，应在鉴定、竣工后的 3 个月内归档；

综合档案室接收档案时，首先要检查案卷质量，再根据档案目录或移交清单，与移交人共同核对清点，符合要求并核对无误后，方可办理移交登记手续。

第二十条 本校与其它单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将复制件送主办单位保存。

第二十一条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职能活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。学校综合档案室可征集或接受捐献个人在非职务活动中形成的重要文件材料，对个人捐献的珍贵档案，学校给予奖励。

第六章 档案的管理

第二十二条 我校按照《高等学校档案实体分类法》的规定，制订本校的档案实体分类方案，以便于保管和方便利用为原则，对档案进行分类、编号和排列，档案库房应备有档案资料存放平面示意图。

第二十三条 综合档案室库房应有严格的管理制度，采取防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防霉、防强光、防尘等有效措施，做好库房温、湿度记录。要有安全保密制度，定期进行安全检查，遇有特殊情况，应立即向学校主管领导报告，及时处理，消除安全隐患。电子档案需加密存储、定期备份（至少 3 套备份，含异地灾备）

第二十四条 学校对档案保护提供必要的条件，对已破损或字迹褪色的档案，要进行修复或复制。

第二十五条 档案的鉴定与销毁

（一）在主管档案工作的校领导的领导下，由综合档案室与档案形成部门的负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，作出处理决定。

（二）对已失去保存价值的、需要销毁的档案，必须造册报主管校领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十六条 本校各类档案按其价值确定保管期限为永久和定期两种。定期一般分为 30 年、10 年。

（一）永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（二）30 年：凡是反映学校一般活动，在较长时间内，对本校工作有查考利用价值的文件材料，列为30 年保管。

（三）10 年：凡在短期内本校需要查考利用的档案，列为 10 年保管。

第二十七条 档案的统计

（一）综合档案室应在每年年终对档案的收入、移出、库存量、档案的利用等情况进行统计。

（二）依照有关规定和要求，向广东省档案局报送档案统计年报表。

第七章 档案的利用与开放

第二十八条 综合档案室设立供查阅档案资料的阅览区，开展档案的利用和编研工作，配备检索工具为利用者服务。

第二十九条 利用本校的开放档案，按《中华人民共和国档案法》的有关规定办理；查阅本校档案，必须遵循下列规定：

（一）本校人员因公查阅非密级档案，凭个人证件办理登记手续后即可查阅；利用科研项目档案，须持该项目负责人签字同意的证明，并加盖单位公章，方可登记利用。查阅保密档案，按《广州华商学院档案工作保密制度》有关规定办理，方可登记查阅。

（二）利用本人的学籍、学位等档案，须持本人身份证或毕业证书复印件，说明利用 目的后，方可登记利用。委托他人办理的，被委托人须出示本人有效证件并持有委托人的相关证件复印件。