为确保我校档案资料查阅利用的安全与保密，根据国家《档案法》和教育部《高等学校档案管理办法》（27 号令）以及有关法规，特制定本制度。
一、各类档案原则上仅限在档案室内查阅，需要拍照或复印的必须经档案室同意。校内有关部门确因工作需要外借时，须持有该部门负责人签字的借条，并经档案室负责人同意，限期归还一般不超过 5 天。重要的或密级档案资料的查借阅必须经有关校领导批准。
二、本档案限于本校内部工作人员查阅使用，查阅者需提供本人身份证、工作证等有效证件。校外单位公务查档，查阅者必须提供其所在单位的公务介绍信和本人身份证等有效证件，根据查阅内容，经主管领导批准后方可查阅，但不得借出有关档案资料。个人因私查档，须提供本人身份证、居民户口薄等有效证件；委托他人查档的，还须出具书面委托书及委托人的身份证复印件。
三、查阅档案必须严格履行登记手续，填写查阅者名字、单位、利用档案的目的和内容等。档案人员对查阅归还的档案，仔细清点。
四、非档案馆工作人员，未经许可，不能进入档案库房查找档案材料。
五、未经学校授权和上级主管机关批准，任何组织和个人都无权公布档案。
六、档案利用者应爱护档案，要对档案的保密、安全、完整负责。不得随意拆卷、增删、涂改、损毁、转借，更不能丢失。如发现违规者，视情节轻重，报学校相关部门按规定严肃处理。凡违反《档案法》、《保密法》等法律的行为，则按相关程序追究其法律责任。
