广州华商学院档案保管制度

档案资料是我校和国家的宝贵财富，为了切实做好档案保管工作，有效防止档案的损毁，最大程度延长档案的寿命，全方位维护档案的完整与安全，特制定以下制度：

一、档案集中统一保管原则

1.凡符合《广州华商学院档案归档范围和保管期限表》要求的档案，均由综合档案室集中统一保管。各部门及个人不得私自留存应归档的档案资料。任何单位或个人对已归档的档案有查阅需求时，需按规定流程向综合档案室申请。

2.综合档案室应建立详细的档案总目录，涵盖所有归档档案的基本信息，如档案题名、形成时间、所属部门、保管期限等，确保对全部档案做到底数清晰、管理有序。

二、档案整理与入库规范

1.接收的档案应及时整理入库保管，不得随意堆放它处。档案管理人员在接收档案时，需仔细核对档案的完整性、准确性，如文件数量、内容是否缺失，签字盖章是否齐全等，对于不符合要求的档案，应退回相关部门补充完善。

2.所有档案必须符合保管要求，分别按不同门类、载体、保管期限排列，并按相应程序编号，固定位置。

三、库房管理严格标准

1.库房管理应严格执行《档案库房技术管理暂行规定》，做到防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防高温、防污染。库房内应配备齐全的消防设备，如灭火器、消火栓、火灾自动报警系统等，安装防盗门窗、监控设备，24 小时监控库房安全。

2.库房内及周边环境严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。定期对库房进行清洁，减少灰尘积聚。采用低照度、无紫外线的照明设备，避免强光对档案的损害。放置防虫药盒，定期检查防虫效果。安装空调、除湿机等设备，控制库房的温度和湿度。

四、档案检查与补救措施

1.坚持定期或不定期检查、统计档案资料，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。通过统计档案的借阅次数、利用效果等信息，为档案管理工作提供数据支持。

2.如有破损、字迹褪变、霉变生虫等情况，应及时采取补救措施。对于破损档案，采用专业的修复技术进行修复，如托裱、装订等；对于字迹褪变的档案，可通过扫描、复印等方式进行复制留存；对于霉变生虫的档案，进行消毒、除虫处理，并对存放环境进行全面清洁和整改。同时，分析问题产生的原因，总结经验教训，完善档案保管措施，确保档案资料的完整与安全。

五、库房环境维护要求

1.经常保持库房、柜架清洁整齐，定期对库房内电器、线路、消防设施进行检查，发现问题及时解决，档案人员离开库房时，必须切断电源，关好门窗。