第一章 总则
第一条 为规范学院公务接待行为，加强各单位办理开展外事接待活动，规范报销标准与程序，促进学校健康和谐发展，以“勤俭节约，合理开支”为原则，结合学校实际，制定本规定。
第二条 本规定所指公务接待是指日常工作产生对外洽谈业务、公关联络的业务接待，接待来校参观访问，引进人才接待等活动。
开支范围包括：活动所产生的餐费、住宿费、交通费、资料费等与活动相关的费用。
第二章 范围及标准
第三条 费用开支范围
接待活动分为工作接待、校级接待和其他接待。开支主要有餐费、住宿、交通费用、资料费。
第四条 接待餐费标准：
工作接待：各处级单位接待外来参观访问不由院、校领导主持的接待活动，以及人才引进来校应聘人员接待，以工作餐为主，标准为50 元/人.餐。
院级接待：院级领导主持的外部专家接待活动，标准为 120 元/人.餐。
校级接待：校领导主持的各类接待活动，标准为200 元/人.餐。
其他接待：其他接待主要指学校邀请的贵宾，需要根据实际情况进行安排的宴会等接待，该类接待应经执行校长批准，根据实际情况据实报销。
以上标准为最高标准，若工作需要超规定标准接待的，需向上一级主管校领导请示批准。
第五条 各类接待活动原则上应在学校指定的宾馆或饭堂安排，接待活动的宴请遵循勤俭节约、杜绝奢侈浪费的原则，无特殊情况不安排高档宾馆或饭店，不上高档菜肴和酒水。
第六条 各部门在校内外参与接待的工作人员在接待活动期间，因工作需要不能按时用餐的，经接待单位领导批准，校外可按 50 元/天领取误餐补贴；校内可按不超过 25元/人.餐的标准就近订购快餐或按 25 元/人.餐领取误餐补贴。
第七条 住宿费
接待活动除学校邀请嘉宾确需安排住宿的，其他的接待原则上不安排住宿，确需住宿的参照差旅费管理办法中住宿费标准执行。
第八条 交通费
接待工作中的交通费主要指学校邀请对学院教学、科研、学科建设等工作的必要性和重要性为目的专家来校开展指导工作等产生的租车费用。
受邀嘉宾来广州或到增城地区外访问，确需学校承担交通服务的，根据实际情况选择合适交通工具，参照学校差旅费管理办法中的城市间交通费标准执行。
受邀嘉宾在广州与学校之间来往的交通，以及受邀嘉宾校外访问，经批准由学院负责的交通，在符合嘉宾要求的前提下，人数超过小轿车承载数时应当安排集中乘车，减少随行车辆。
嘉宾途中伙食费按上述相应级别标准执行。
第三章 接待审批及管理
第九条 接待活动应当取得来访单位发来的公函，明确来访内容、行程和人员。
第十条 各单位开展接待工作应向院长或主管校长申请批准，填写《公务接待申请表》，明确接待规格和接待标准。
第十一条 接待活动中学校陪同人员人数，应当根据来宾要求，从严掌握。重大接待活动，学校参加宴请人数应当根据接待要求安排。其他接待宴请，来宾 5 人（含）以内的，校内与来宾人数原则上在 1:1 以内安排；来宾超过 5 人的，超过部分的校内与来宾人数原则上在 1:2 以内安排。
第十二条 陪同嘉宾赴增城区以外地区访问的，陪同人员按照出差相关规定执行。
第四章 报销管理
第十三条 各部门应当严格执行学校的接待相关制度，加强对本部门接待活动和经费报销的监督、审批和管理，并对本部门接待审批制度执行情况、经费预算及规模控制负责。
第十四条 接待费中的住宿费、宴请费和交通费等，应尽可能通过银行转账方式支付，原则上不办理预借款，确有必要的可以在接待费标准内预借部分费用，接待人员在完成任务后，应按规定及时到财务处办理报销手续。
第十五条 接待人员在办理报销手续时，应提供填写《公务接待申请表》，并由承担接待费的部门负责人及相关领导在报销单上审批签字。
第十六条 接待人员在办理报销手续时，应向财务处提供内容填写完整、审批手续齐全的下列单据作为报销凭证：
1.公务接待申请表（见附件 1 ，填写该表后不再提供活动表）；
2.经费审批表；
3.粘贴单、报销单；
4.原始凭证、发票；
5.来访函（联系函）或邀请函；
6.其他凭据。
第十七条 校领导接待，原则上由学校办公室负责，校领导可根据实际情况指定负责部门或人员负责。
第十八条 各项接待费中，除工作人员的误餐补助费按标准凭发放清单及签名表报销由财务处通过银行账号发放外，其余的费用应在标准限额内，凭票据实报销。
第十九条 财务处应严格按本规定审核接待费开支。对于未经按规定的接待、审批手续不全、超范围和超标准开支，以及应当提供而无法提供发票的费用不予报销。
第五章 附则
第二十条 本规定由财务处负责解释。
第二十一条 本规定自发文之日起实行。
